Als IT-expert ben jij nauw betrokken bij de keuze voor het nieuwe ERP-systeem. Jij weet als geen ander dat je nog zo’n goed ERP-pakket kunt selecteren, uiteindelijk komt het aan op een goede implementatie. Jouw grootste zorg is dat dit traject volledig uit de hand loopt, het budget wordt overschreden en dat medewerkers afhaken nog voor de daadwerkelijke go live van het systeem. Het goede nieuws is dat je een lastige ERP-implementatie (want eerlijk is eerlijk: ze zijn zelden eenvoudig) makkelijk kunt maken. In dit blog leg ik je uit hoe dit werkt met de software van Odoo.
Voordat ik BlueZebra oprichtte was ik als ondernemer actief op heel veel verschillende gebieden: van projectmanagement tot applicatiebeheer en van e-commerce tot strategie-advies. In die periode heb ik heel veel verschillende ERP-pakketten gezien bij klanten én heb ik deze helpen implementeren. Vanuit die kennis en ervaring heb ik een nieuw concept ontwikkeld voor de implementatie van een ERP-systeem: FIMO. Dit staat voor Fast Implementation Methodology Odoo. Hiermee heb ik al vele klanten snel en goed helpen starten met een ERP-systeem van Odoo. De basis van dit 6-stappenplan is terug te voeren tot de volgende 3 basisprincipes:
1. Begin het traject van de ERP-implementatie eenvoudig
Vaak lopen implementatietrajecten stuk omdat ze te complex beginnen: ze lopen vast op kleine details. Dit voorkom je door je in eerste instantie te richten op 3 a 4 basisscenario’s die in de organisatie veel voorkomen. Als je dit doet, automatiseer je met 20% van de effort op z’n minst al 80% van alle bedrijfsprocessen. De basisscenario’s werken we samen uit in de standaard software van Odoo. Dit gebeurt met zogenaamde demodata, een lastige datamigratie aan het begin van het traject is daardoor onnodig. De data in de demo zijn wél volledig gericht op de core business van jullie organisatie. Met andere woorden: als jullie lampen verkopen, vullen we de demo met data die met lampen te maken hebben. Dit zorgt voor een realistische situatie. Tijdens het uitwerken van de basisscenario’s in de standaard software, ontdekken jullie snel en eenvoudig wat er aan maatwerk ingericht moet worden en hoe het ERP-systeem er precies uit moet komen te zien.
2. Betrek alleen de sleutelgebruikers bij de implementatie van de software
Het is belangrijk om niet direct de hele organisatie te betrekken bij de ERP-implementatie. Mijn ervaring is: hoe meer mensen, hoe meer meningen en hoe complexer het traject wordt. Betrek dus alleen de sleutelgebruikers. Dit zijn de mensen die in de praktijk nauw betrokken zijn bij de bedrijfsprocessen uit de basisscenario’s. Als consultant leg ik de sleutelgebruikers uit hoe het ERP-systeem werkt. Dit gebeurt op basis van de eerder genoemde demodata in de standaard software. De sleutelgebruikers geven in deze fase input op alle basisscenario’s. En zo ontstaat er stap voor stap een compleet op maat ingericht ERP-softwaresysteem.
3. Zorg voor kennisontwikkeling van het ERP-systeem tijdens de implementatie
Het is belangrijk dat we gedurende het gehele implementatietraject de kennisopbouw in de organisatie over het ERP-systeem ontwikkelen. En ook dat we de complexiteit evenredig opbouwen. In de praktijk betekent dit dat de sleutelgebruikers (en niet de externe consultant) de rest van de organisatie opleidt. In deze fase zetten we ook de specifieke data van jullie organisatie klaar voor de migratie van het oude naar het nieuwe systeem.
Na de go live blijf ik als consultant nog enige tijd betrokken om mee te denken en vragen te beantwoorden. Samen zorgen we er op die manier voor dat het ERP-systeem staat als een huis, volledig is toegespitst op jullie organisatie en iedereen er op een goede manier mee kan werken.
Klinkt dit interessant en wil je weten hoe de 6 stappen van FIMO er precies uitzien? Of wil je meer weten over het ERP-pakket van Odoo? Neem dan vandaag nog contact op voor een gratis adviesgesprek.