Heusinkveld koppelt WooCommerce webshop met Odoo

In dit interview blikt projectmanager Lolke Koopmans terug op het koppelen van Odoo met de webshop van Heusinkveld in WooCommerce. Deze koppeling is een aanvulling op een nieuwe en bedrijfbrede Odoo-implementatie. Via het integratie-platform Alumio komt Lolke in contact met Bouke Steemers van BlueZebra. Hij verzorgt de configuratie en de implementatie van de koppeling in samenwerking met de Odoo-partner van Heusinkveld

​Van losse pakketten naar één systeem

Lolke vertelt allereerst wat voor Heusinkveld aanleiding was om naar Odoo over te stappen. ‘Voorheen werkten we met vijf losse systemen. Elk pakket op zich functioneerde prima. Waar we tegenaan begonnen te lopen was de samenwerking tussen die systemen. Omdat we bijvoorbeeld op meerdere plekken onze voorraden bijhielden, ontstonden er verschillen. De vraag was hoe we voor een koppeling konden zorgen. Dat is best ingewikkeld, daarom besloten we dat er één systeem moest komen, en dat is Odoo geworden. We wilden alles in Odoo hebben, behalve de webshop. Die wilden we niet veranderen en tijdens de Odoo-implementatie moest de webshop in de lucht blijven. We hadden dus één koppeling te maken, en die moest goed zijn.'

​Automatische controle op btw-bedragen

Heusinkveld verkoopt producten aan klanten over de hele wereld en hierdoor zijn er veel btw-issues. ‘Zeker met de Brexit nu zijn er bijzondere regels. Dit hebben we allemaal goed geregeld in onze webshop maar als je een order in Odoo schiet, moet je er wel voor zorgen dat het btw-bedrag daar hetzelfde is. Odoo berekent de btw op een eigen manier, die kun je niet zomaar overnemen. Wat we met Bouke geregeld hebben, is dat we een order zonder btw in Odoo schieten. Het systeem kijkt vervolgens welk btw-bedrag eraan vast hoort te zitten. Vervolgens controleren we automatisch of het totaalbedrag in de webshop gelijk is aan het totaalbedrag in Odoo. Als dat zo is, dan geven we de order vrij zodra die betaald is. Maar als het totaalbedrag niet gelijk is, dan wordt het proces gestopt. In Odoo zie je dan heel duidelijk dat er iets aan de hand is, we kunnen ingrijpen en het percentage handmatig aanpassen.’

​'Geen concessies doen, ook niet als het om een koppeling gaat'

Deze check is volgens Lolke misschien wel het belangrijkste van de hele koppeling. ‘Het is geen optie om btw-bedragen handmatig te controleren. Er zijn teveel orders om in de gaten te houden en bestellingen komen 24/7 binnen. Stel, we krijgen ’s nachts een bestelling via de webshop, dan wordt er ’s ochtends in het magazijn gepickt en wordt de bestelling dezelfde dag nog verstuurd. Dat gaat bijna volautomatisch en dan is het belangrijk dat dit soort ‘calls’ erin zitten.'

Volgens Lolke zou het ook een enorme stap terug zijn om handmatig informatie in te voeren of te controleren. ‘Voordat we Odoo implementeerden waren we al best ver met onze automatisering. In het magazijn werkten we bijvoorbeeld al met scanners. Dan wil je geen concessies doen, ook niet als het om een koppeling gaat.’

Oplossing met extra functionaliteiten

In eerste instantie kiest Heusinkveld voor een andere oplossing. ‘Die leek op de Alumio-koppeling maar bood veel minder mogelijkheden. Een order in Odoo schieten ging wel, maar dat was het. Met Alumio kun je veel meer dingen aanpassen en controleren. Je kunt bijvoorbeeld een update sturen naar Odoo zodra een betaling per bank binnen is, en de gereserveerde voorraad vrijgeven. Ook een terugkoppeling naar de webshop is mogelijk, zodat je automatisch status updates kunt doorvoeren, bijvoorbeeld als een bestelling helemaal afgehandeld is.'

'Bouke heeft ervaring met ons vakgebied én met Odoo​'

Toen Lolke op zoek ging naar een andere oplossing kwam hij via het integratie-platform Alumio in contact met Bouke. ‘Alumio doet zelf geen integraties of implementaties maar werkt wel samen met partners. Zij stelden Bouke voor omdat hij ervaring heeft met ons vakgebied en met Odoo. Toen bleek dat Bouke ook nog goede contacten had met de partij die Odoo voor ons geïmplementeerd heeft, was de keuze heel makkelijk. Je moet natuurlijk wel goed samen kunnen werken met de jongens van Odoo. Als je die goede contacten al hebt, dan is de kans groot dat het succesvol gaat zijn.’

'Je wilt samenwerken met iemand die met je meedenkt'

Over de samenwerking met Bouke zegt Lolke het volgende: ‘Bouke heeft veel kennis van zijn vak, dat is gewoon heel fijn. Je wilt samenwerken met iemand die met je meedenkt. Vaak is het zo dat je partijen exact moet vertellen wat je zou willen, maar wij weten dat soms ook niet helemaal. We weten wel waar we naartoe willen, maar het helpt heel erg als je met iemand werkt die met je meedenkt en die kan zeggen: ‘In de laatste twee, drie projecten heb ik dit zo gedaan. Of: ‘Let op, als je dit wilt, dan moet je wel daar en daar aan denken.’ Dat zijn wel precies de partners met wie je wilt samenwerken. Dat merkten we bij Bouke heel sterk, dat hij die kennis en ervaring heeft. Dat is gewoon heel fijn.'