5 dingen die gegarandeerd verkeerd lopen als jij je voorraad beheert in Excel

Sinds de oprichting van je bedrijf vertrouw je op Excel als het gaat om het beheren van je voorraad. En terecht. Het is een fantastische tool boordevol slimme mogelijkheden. Je kunt er in bijhouden wanneer artikelen zijn binnengekomen en naar de klant zijn verzonden. En als je een spreadsheet slim inricht, zie je al snel of een artikel nog op voorraad is of aangevuld moet worden. Als startende ondernemer is het dus niet meer dan logisch dat je je voorraad vanuit Excel beheert.

Toch brengt de voorraad bijhouden in Excel ook een aantal risico’s met zich mee. Zelfs als je werkt met een goed doordacht template met productaantallen, artikelbeschrijvingen, prijzen en kostprijzen et cetera én je die hebt gekoppeld aan de voorraad. Zeker als je bedrijf groeit en toeneemt in complexiteit. In mijn blog beschrijf ik 5 dingen die gegarandeerd verkeerd lopen als jij je voorraad blijft beheren in Excel.

1. Foutieve invoer van gegevens bij voorraadbeheer in Excel

Data wordt in Excel handmatig ingevoerd. In veel gevallen zelfs door verschillende personen: inkopers, logistiek medewerkers en verkopers. Het Excelbestand van je bedrijf is in de loop der jaren bovendien gegroeid en bestaat uit meerdere sheets en tientallen rijen en kolommen. Dit maakt het beheren van de voorraad in Excel natuurlijk erg gevoelig voor fouten. Bovendien is het makkelijk om (per ongeluk) historische gegevens te wijzigen, waardoor het overzicht compleet verloren gaat.

2. Het gebruik van verouderde informatie bij het beheren van voorraad in Excel

Het handmatig beheren van de input in je voorraad heeft nog een nadeel: je hebt geen actueel overzicht van de voorraad, omdat het bestand in veel gevallen niet direct wordt bijgewerkt. Met als gevolg dat twee verkopers hetzelfde artikel aan verschillende klanten beloven. Het gebeurt jullie steeds vaker dat de klant gebeld moet worden om te vertellen dat de levering langer duurt dan gepland.


3. Verlies van data bij Excel-voorraadbeheer

Hoewel je Excelbestanden prima in de Cloud kunt opslaan, bewaren veel gebruikers hun spreadsheets op hun desktop. Medewerkers vergeten regelmatig hun bestanden op te slaan in de Cloud of op OneDrive. Met strikte regels, back-ups en procedures kun je dit voorkomen. Maar zeker in drukke tijden is het nog wel eens lastig om regels en procedures consequent op te volgen. De kans dat data verloren gaat, is dan ook groot.

4. Rapportages maken op basis van voorraadbeheer is lastig

Je kunt in Excel geen data analyseren uit het verleden. In het jaar dat je je bedrijf bent gestart is dat meestal nog niet zo’n probleem. Wanneer je bedrijf groeit, is het verzamelen en koppelen van historische data een belangrijk sturingselement. Als je bijvoorbeeld weet in welke periode van het jaar de piekdrukte plaatsvindt, kun je de voorraden hier gemakkelijk op aanpassen. Excel heeft wel mogelijkheden om data te consolideren, maar dit is vrij complex en kost veel tijd.

5. Excel-voorraadbeheer is niet te koppelen aan andere systemen

Een Excelbestand is niet of zeer lastig te koppelen aan andere systemen, bijvoorbeeld aan je boekhouding. Je kunt niet automatisch banktransacties importeren, je actuele voorraad in je boekhouding verwerken of je btw-aangifte uitvoeren.

Er komt een moment dat het Excelbestand waarin de voorraad wordt beheerd, de verdere groei van je bedrijf in de weg staat. 

De voordelen van slimme flexibele software voor groeiende bedrijven

Gelukkig bestaat er een goede manier om je voorraadbeheer te automatiseren en te integreren met andere bedrijfsprocessen en -systemen: slimme flexibele software voor groeiende bedrijven.

Zo’n geautomatiseerd en gekoppeld voorraadbeheersysteem zorgt er bijvoorbeeld voor dat jij altijd een actueel overzicht hebt van je voorraad, dat foute of verlate invoer van gegevens tot het verleden behoren en dat je precies weet waar een bepaald product zich bevindt.

Het beheren van je voorraad met flexibele software kent nog veel meer voordelen: automatisch gegenereerde nette pakbonnen en verzendlabels, direct aangemaakte facturen na orders, meldingen als een artikel bijna is uitverkocht en het voorspellen van de vraag naar een bepaald artikel aan de hand van de omloopsnelheid, zodat jij slimmer kunt inkopen.

En als jouw bedrijf nog verder groeit, groeit de software gewoon mee! De investering die jij hiervoor moet doen, verdient zichzelf in de toekomst dus gegarandeerd terug.

Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan vandaag nog contact met mij op voor een vrijblijvend adviesgesprek.



Hier moet je op letten bij de keuze voor een CRM-systeem